云端工作让你拥有更多时间

时间:2019-10-05

我本来想把标题定为”节省更多时间”,后来想想时间就是一条不断往前奔流的河,而且你根本没有容器可以汲取河水,如果没有办法储存,那又何来节省之说?节省的时间永远不会变成你的时间,除非你立刻用掉它。

所以后来我把标题修正为不仅要节省,更要”拥有更多时间”,但这个拥有不是未来的拥有,而是过去的拥有。同样的我们无法拥有未来的时间,但如果回顾过去,发现自己在每一个时间点都做了一些对自己有价值的事情,那么,这时候我们可以说是真正拥有了那个过去的时间。而你拥有愈多过去的时间,表示你成为那段时间的主人,累积了更多有意义的能量。
 
简单来说,计算个人时间的单位不是分钟,而是你完成了多少事情。每一周一定都有七天,但如果我在一周内写了七篇部落格文章、完成刺客教条三游戏、看了一场电影、去了一次踏青、吃了四间好吃餐厅,并且把工作进度顺成完成。那么我对时间的感受将会有所不同,会真正觉得自己拥有了更多的时间。

所以”节省时间”,就是把事情更快完成的方法,或是不要再去做没用的事情的方法。
而”拥有更多时间”,则是利用时间去做有意义的事情的方法。
无论是工作、生活、家庭或娱乐。
 
• 01.”云端同步”:让档案管理更快完成
善用 Dropbox 这类同步服务可以让很多事情变得更快完成,甚至,有些时候再也不用做那些重复麻烦的事情。
包含不需要再重复着把档案复制到随身碟的动作。不需要担心在多台计算机之间传递档案时版本新旧。甚至可以大量减少自己去备份文件的次数。
然后,如果有一天硬盘坏掉、档案损坏,也可以更快完成还原正确档案的步骤,因为从云端直接复原即可。
 
• 02.”协同合作”:把时间全部用在编辑文件上
使用 Google Drive 这样的在线实时同步编辑工具有很多好处,其中最大的优点就是让我们把仅有的时间花在刀口上。
如果没有在线多人同步编辑,那么要在工作团队之间合作某个文件时,会增加很多时间花费,尤其在不断重复寄件、下载文件的动作,或是花费很多时间在档案版本的整合、确认上。
但最重要的事情是什么?是”编辑”本身吧!所以在线协同合作的好处,就是把上面那些沟通动作全部省去,但省去不是重点,重点是你可以把时间真正花在最重要的”编辑”本身。
 
• 03.”无纸化”:不做无用的打印、寄件、整理动作
当然,或许不可能也不需要百分之百无纸化,但如果可以的话,应该在工作上尽量的追求无纸化的工作方法。

因为在纸本的作业流程中,像是打印、寄件、整理纸张这些动作,老实说都和你的”生产”本身没关系,而是无端多出很多无用的行政流程。

所以如果能够尽可能的不要打印、寄件、整理纸张,如果所有内容都储存在像是 Evernote、 Google Drive,或者 Word 等档案里,利用数字档案来工作,可以避免你把宝贵时间花在帮助很小的事情上。

• 04.”Web App”:和生产力无关的动作避免重复做
安装单机软件有什么缺点?如果换一台计算机,或是重新安装软件,那么之前所有的设定都要重新跑一次。

Web App 有什么优点?那就是你在网络上设定完成,从此你不管换到哪一台计算机重新要使用它,它依然保持着你之前做好的所有设定和内容。

现在的手机 App、浏览器套件、计算机单机软件,都可能还有类似的缺点,要不然就是要麻烦自己去备份还原。而一个云端的系统, Web App 的架构,可以再也不需要重复做这些一样的、无关生产力的事情。
 
• 05.”Google Reader”:重点是阅读本身,不是翻阅这个动作
如果你有10个每天都想看的内容网站,若是要每天都花费时间去进行重复的打开每个网页、浏览每个网页有没有最新消息的动作,这是你阅读的目的吗?

阅读的目的应该在于读到内容,而不在于去到那个网站(是的,身为部落客好像不应该这么讲,但身为追求生产力的工作者来说,这才是好方法)。

所以 Google Reader 仍然是必要的,即使是社群,你还是不得不点开那个网页去看,而且社交还没办法让你自己很方便的去整理。

但 Google Reader 上可以直接把优质网站的文章抓到阅读器中,你可以从单一的阅读器快速浏览所有文章,省去那些点开网页的无谓翻书动作。
 
• 06.”搜寻”:不要想了,去行动吧!
搜寻的意义,我觉得那代表跨出第一步的行动。

很多时候我们遇到问题,然后开始一直想、一直烦恼,如果你有时间去担心”不知道怎么解决问题”这件事,为什么不把这个时间花在一个最简单的行动:”去搜寻”上呢?
拥有时间,就是让自己去做有意义的事情。遇到疑难与其自己空想,把时间花在用 Google 搜寻上,这才会展开行动!
 
• 07.”待办清单”:随时知道自己有空时可以做什么
我们其实常常遇到有空的时间,只是我们不会利用。每次遇到空档时间,我们只会东摸西摸让时间溜走。

这时候应该要事先准备好一份“待办事项”列表,下次遇到有空的时间时,立刻从待办事项里挑一件事情来完成,把时间利用掉!
要不然,你遇到再多次空档时间,你还是一样误以为自己没时间。
 
• 08.”移动装置”:让零碎时间也可以发挥价值
很多时候可能知道自己有空,但有空的时间非常短暂,例如等车空档、通勤途中,但如果能够把这些时间也拿来利用,那么就会真正觉得自己拥有了更多的时间,因为你完成了更多事情。

用智能型手机,不管是 Android 或 iOS 等,这些零碎时间可以收发个邮件、做一些笔记,甚至要编辑一下文件、心智图也不是问题。
移动装置真的是可以让我们拥有更多时间的好工具,只要用得其所。
 
• 09.”隔离”:一次只做一件事情
我最近把手机上所有社群、实时通的通知全部关掉,只保留了和自己最重要的朋友的实时通通知,幸好使用 Cubie 的只有我们两个。

因为当我正在利用零碎时间,在手机上处理一件事情时,弹出的通知非常容易打断我的工作节奏,让我变成一次做太多事情。

但这是数字环境很容易出现的问题,信息太多太杂,因此第一步就是要隔离他们,例如正在专心工作时,把这些新讯通知全部隔离起来。
 
• 10.”社群”:让一件事情产生更多价值
前面才说要隔离通知,现在居然说社群也对拥有更多时间有帮助?这里面的道理在哪里呢?

其实很简单,例如我写出了今天这篇文章,我把文章分享到社交网站,获得了一些讨论、一些传播,效应多大我还不确定,但只要有新的回应,这样这篇文章的生产价值不就有了新的提升?

社交传播就像滚雪球,我先花时间创造出这件事情的基本价值,接着让其他受众一起花时间把这件事情的价值愈做愈大,我们彼此互相做着这样的事情,让一件生产可以超乎一个人可以做到的范畴,这当然是善用时间!
 
• 小结:
以上,我从 10 个不同的角度,分享了在数字、云端的时代里,我们如何可以善用这些工具服务,让自己节省并拥有更多时间,成为可以真正掌握时间的工作者与生活者。

 

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